Почнемо з того, що мало хто в світі не знає назва Excel. Але все ж, для впевненості в тому, що абсолютно всі зрозуміють, про що йдеться, ми залишимо тут посилання для побіжного ознайомлення з самою програмою Microsoft Office Excel:
Отже, перейдемо до справи. Умовне форматування – це спосіб максимально спростити роботу з електронними таблицями microsoft Excel. Такий метод обробки інформації дозволяє заощадити багато часу і полегшити усі обчислення. Ви можете змусити програму автоматично виконувати безліч завдань, які раніше робили вручну, вбиваючи на це цілі дні.
Крім цього, для вашої зручності, ви можете налаштувати роботу Excel так, щоб він відразу ж виділяв потрібну чи важливу інформацію в документах. До того ж таке форматування допоможе більш наочно відображати інформацію, швидко і ефективно створювати звітності без використання складних графічних моделей, як, наприклад, діаграм або графіків.
Давайте розглянемо конкретні приклади використання умовного форматування. Для того щоб застосувати його в Excel 10, в розділі «Головна» на верхній панелі програми потрібно знайти кнопку «Умовне форматування». Вона ніде не ховається, тому знайти її не складе ніякої праці. Для того щоб активувати форматування, нам потрібно виділити на робочому аркуші зону, з якою ми будемо працювати. Малося на увазі, що перед тим, як натискати кнопку «Умовне форматування» і приступати до нього, потрібно виділити стовпчик, рядок або кілька таких елементів, для яких ви хочете використовувати форматування.
Отже, зона роботи виділена, кнопка натиснута – що далі? Перед вами відкриється меню умовного форматування, де будуть такі пункти:
1. Правила виділення клітинок.
2. Правила відбору перших і останніх значень.
3. Гістограми.
4. Колірні шкали.
5. Набори значків.
6. Додатково: створити, видалити, управління правилами.
Що з цим робити? Давайте по порядку. Що роблять «Правила виділення клітинок»? Цей пункт, в свою чергу, вміщує в себе такі стандартні функції, як «Більше», «Менше», «Між», «Одно», «Текст містить», «Дата» і «Повторювані значки». Робота з цими моделями форматування зовсім нескладна. Натиснувши на будь-яку з них, ви відкриєте невелике вікно, де потрібно буде ввести потрібні дані і вибрати колір для підсвічування підходящих вам комірок таблиці.
Приклад: натискаємо «Між» і у новому вікні у відповідних клітинках вводимо параметри від і до. Потім вкажіть колір, яким хочете виділити підходящі вам варіанти (нехай у нас це буде «Світло-червона заливка і темно-червоний текст»). Тобто якщо ви працюєте зі стовпчиком цін на мобільні телефони, введіть цифри мінімальної і максимальної вартості, що вам підходить (нехай у нас це буде 50 і 100). Після того як ви підтвердили, що саме МІЖ цими значеннями хочете почати пошук в таблиці комірки підсвітяться відповідним чином і ми побачимо ВСІ комірки з ціною від 50 до 10 доларів пофарбовані у світло-червоний колір з темно-червоним текстом. Все це зовсім нескладно, коли на практиці приступити до роботи з програмою.
Всі методи форматування в меню «Правила виділення клітинок» працюють приблизно так само, тому зупинятися тут ми не будемо.
Наступний пункт перед нами – «Правила відбору перших і останніх значень». Як це працює? Якщо вам потрібно виділити кілька перших або останніх осередків по введених даних, то ви саме там, де треба. Пояснювати тут більше нічого, тому перейдемо до прикладу.
Приклад: натиснувши «Перші 10 елементів» ми викличемо вікно, де можна керувати цим форматуванням. Тут вкажемо кількість клітинок, які нам потрібно виділити: спочатку було названо 10, але нам треба тільки 5, тому виправляємо це у відповідному полі. Потім вибираємо колір форматування: нехай у нас це буде «Червона межа». Тоді 5 осередків з найбільшими значеннями буду виділені червоною рамкою.
Поїхали далі. «Гістограми», що з ними робити? Тут все дуже просто. Потрібно лише вибрати потрібний нам стовпець або рядок і натиснути на відповідну кнопку. Тоді ми побачимо, як все осередку більше або менше заповнюються кольором, залежно від значень всередині них. Це як справжня гістограма.
Приклад: натискаємо «Гістограма» і вибираємо будь-яку вподобану модель в меню (вони відрізняються тільки дизайном). В результаті наш стовпчик з кількістю телефонів зміниться так, що у найбільшою цифри вся комірка буде заповнена кольором повністю, а всі інші будуть заповнюватися у відсотковому співвідношенні до максимального значення.
«Колірні шкали» дозволяють прикрасити наші осередки за зростанням або спаданням значень в них. Вам потрібно тільки вибрати в якій кольоровій гамі це буде відбуватися (наприклад, максимальне значення – зелений, мінімальне – червоний, а всі проміжні значення будуть забарвлюватися у відповідні перехідні відтінки). Тут навіть приклад приводити не будемо.
«Набори значків» значком потрібні для того, щоб вказувати на різницю між значеннями в нашому стовпці або рядку. Теоретично пояснювати трохи складно, тому відразу перейдемо до прикладів.
Приклад: вибираємо «Набори значків» і в розділі «Напрями» клікаємо на «5 кольорових стрілок». Таким чином, в кожній клітинці поля, в якому ми працюємо, з’явитися один з 5 типів стрілки. Пояснимо, як вони працюю: весь діапазон значень виділених нами клітинках становить 100%, а кожна по черзі стрілочка відповідає за числа, які входять у кожні 20% по порядку. Нехай у нас у стовпці кількості покупок телефону є значення від 0 до 100. Тоді перша стрілка (зелена вгору) буде стояти біля кожного значення від 80 до 100, а остання (червона вниз) – біля кожного від 0 до 20. Відповідно і всі проміжні стрілки.
Процентне співвідношення або весь діапазон можна налаштувати в меню «Керування правилами», тут же можна погратися з настройками інших правил.
