Добрий день, постійні читачі useroff.com. Темою сьогоднішньої статті: як захистити документ MS Word 2010 і як заборонити редагування документа.
До речі, більшість користувачів не використовує і 10% можливостей, які надає ця програма. І абсолютно марно, адже MS Word 2010 дає можливість не тільки надрукувати текст, але і професійно оформити текстовий документ будь-якої складності . У програмі існує додаткові функції, які можуть вам стати в нагоді. Саме на питанні як поставити пароль на документ MS Word 2010 я б хотів зупинитися більш докладно.
Для початку хочу відповісти на питання:
Навіщо потрібно захищати документ MS Word 2010?
Основних причин, по яких варто вжити заходів обережності дві.
Перша причина – захист конфіденційних даних. Дійсно практично у кожного є інформація, яку хотілося б приховати від сторонніх очей. Це може бути особиста переписка, персональний щоденник, інші дані, до яких варто обмежити доступ. Природно, що базові можливості по захисту, які надає MS Word 2010, не зможуть протистояти цілеспрямованому злому. Але я думаю, що глобального завдання з безпеки перед розробниками не стояла. А в якості захисту від випадкового відкриття вашими родичами або друзями чудово підходять.
Друга причина – захист даних від редагування. Це більш вагомий аргумент на користь необхідності захисту документів MS Word 2010. Уявимо звичайний офіс. Досить велика кількість документів зберігаються у вільному доступі (локальної мережі) і можуть редагуватися декількома користувачами. В результаті може виникнути ситуація, коли ретельно підготовлений вами доповідь або презентація може змінитися до невпізнання. Причина необов’язково чийсь злий умисел. Просто ваші колеги забули зберегти копію, читали вашу доповідь і вносили власні поправки. Виявляється така, як правило, в самий невідповідний момент. Погодьтеся, це досить неприємно.
Якщо звичайно в офісі буде нормальний системний адміністратор, то він зможе обмежити права на які-небудь документи або папки. Але як часто це буває, самі працівники не замислюються про даному питанні, тому що вони не знають, що цю задачу можна реалізувати в організації з допомогою адміна.
Перейдемо безпосередньо до теми сьогоднішньої статті.
Як захистити документ MS Word 2010
Для його рішення, в залежності від того, яка захист потрібно, можна скористатися кількома способами.
Захист від відкриття файлу. В MS Word 2010 реалізується доступ до інформації за паролем досить просто. Для цього досить перейти в меню «Файл», потім у підменю натискаєте «Відомості».
Далі праворуч вибрати опцію «Захистити документ». Пункт «Шифрувати паролем» з’являється вікно, в якому потрібно ввести бажану кодову фразу. Для початківців хочу додати, що вас попросять ввести пароль два рази. Після введення пароля з’явиться інше вікно, в якому повинні ввести пароль для підтвердження.
Після збереження відкрити документ можна буде, лише ввівши пароль.
Невеликий рада. При виборі пароля виявите хоча б трохи винахідливості. Не так давно сміялися з одним сисадміном. Він висловив досить правильну фразу – в офісі третина людей ставлять пароль «1», ще третина «123». Після цього половина з них примудряються його забути.
До речі, у кого була ситуація, коли міняєте пароль, а не наступний день забуваєте? І таке бувало, особливо пізно вночі і коли робив все на автоматі. Я не робот ;).
Якщо ви вирішили встановити пароль на окремий документ, а на всю папку, то ознайомтеся з цією інформацією тут: «Як поставити пароль на папку або файл».
Захист від редагування. Крім захисту паролем MS Word також дає можливість обмежити редагування документа повністю або його частин. Для цього необхідно в тому ж підменю «Захистити документ» встановити відповідні дозволи. Наприклад, опція «Позначити як остаточний» дозволяє переглядати документ, але не дає можливість вносити зміни.
Після натискання на кнопку «редагувати», можна вносити зміни в документ.
А опція «Обмежити редагування» дозволяє дати можливість іншим користувачам редагувати тільки окремі частини файлу.
Детальна інструкція щодо заборони редагування документа, що є на офф. сайті Microsoft. Посилання на статтю тут.
А на сьогодні все. Сподіваюся, що ці невеликі поради допоможуть вам надійно захистити дані.
P. S.: Хто вже їв кавуни в цьому році? Подивився в інтернеті, що можна їсти тільки в серпні, але я не стримався і купив. Яка ймовірність отримати отруєння від кавунів в цьому час?
Пазли для 5-ого туру:
