Уроки з Excel 2016 для початківцівДоброго дня.

По своєму досвіду скажу одну очевидну річ: багато починаючі користувачі недооцінюють Excel (причому, я б сказав, що навіть дуже сильно недооцінюють). Може я суджу з власного досвіду (коли раніше не міг скласти 2 числа) і не уявляв навіщо потрібен Excel, а потім ставши користувачем “середньої руки” в Excel – зміг вирішувати в десятки разів швидше завдання, з якими раніше сидів і “думав”…

Мета цієї статті: не тільки показати, як виконати ту чи іншу дію, але й показати потенційні можливості програми для початківців користувачів, які навіть не здогадуються про них. Адже володіючи навіть зовсім початковими вміннями роботи в Excel (як я вже сказав раніше) – можна прискорити свою роботу в декілька разів!

Уроки являють собою невелику інструкцію з виконання тієї чи іншої дії. Теми для уроків вибрав самостійно, на основі запитань, на які мені часто доводиться відповідати.

Теми уроків: сортування списку за потрібною колонці, складання чисел (формула суми), фільтрування рядків, створення таблиці в Excel, складання графіка (діаграми).

 

Уроки з Excel 2016

1) Як відсортувати список за алфавітом, за зростанням (за потрібно колонці/стовпчику)

Дуже часто зустрічається така завдань. Наприклад, є таблиця в Excel (або ви скопіювали її туди) і тепер вам потрібно сортувати її по якому-небудь стовпця/колонці (наприклад, таблиця як на рис. 1).

Тепер завдання: добре б сортувати її за зростанням цифр у грудні.

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 1. Приклад таблиці для сортування

 

Спочатку необхідно виділити таблицю лівою кнопкою мишки: зверніть увагу, що потрібно виділити ті стовпчики і стовпці, які ви хочете сортувати (це важливий момент: наприклад, якщо б я не виділив стовпець А (з іменами людей) і відсортував “грудня” – то значення стовпця B загубилися б щодо імен у стовпці A. тобто порушилися б зв’язку, і Альбіна була б не з “1”, а з “5”, наприклад).

Після виділення таблиці, перейдіть до наступного розділу: “Дані/Сортування” (див. рис. 2).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 2. Виділення таблиці + сортування

 

Потім потрібно налаштувати сортування: вибрати стовпець, по якому сортувати і напрямок: за зростанням або за спаданням. Тут особливо коментувати нічого (див. рис. 3).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 3. Налаштування сортування

 

Далі ви побачите, як таблиця була відсортована точно за зростанням потрібного стовпця! Таким чином таблицю можна швидко і легко сортувати по кожному стовпцю (див. рис. 4)

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 4. Результат сортування

 

2) Як скласти кілька чисел в таблиці, формула суми

Так само одна з найпопулярніших завдань. Розглянемо, як швидко її вирішити. Припустимо, що нам потрібно скласти три місяці і отримати підсумкову суму по кожному учаснику (див. рис. 5).

Виділяємо одну клітинку, в якій хочемо отримати суму (на рис. 5 – це буде “Альбіна”).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 5. Вибір комірки

 

Далі заходимо в розділ: “Формули/математичні/СУМ” (це і є формула суми, яка складе всі комірки, які ви виділите).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 6. Формула суми

 

Власне, у вікні потрібно визначити (виділити) клітинки, які потрібно скласти. Робиться це дуже просто: виділяєте лівою кнопкою мишки і тиснете кнопку “OK” (див. рис. 7).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 7. Сума комірок

 

Після цього, ви в обраній раніше осередки, побачите результат (див. рис. 7 – результат “8”).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 7. Результат суми

 

По ідеї, така сума, як правило, вимагається для кожного учасника таблиці. Тому, щоб не вводити формулу ще раз вручну – можна просто скопіювати її в потрібні комірки. На ділі все виглядає просто: обираєте клітинку (на рис. 9 – це E2), в куті комірки буде невеликий прямокутник – “розтягніть” його до кінця вашої таблиці!

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 9. Сума інших рядків

 

В результаті, Excel порахує суму кожного учасника (див. рис. 10). Все просто і швидко!

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 10. Результат

 

3) Фільтрування: залишити тільки ті рядки, де значення більше (або де воно містить …)

Після того, як буде порахована сума, що дуже часто, потрібно залишити тільки тих, хто виконав певний бар’єр (наприклад, зробив більше числа 15). Для цього у Excel є спеціальна можливість – фільтр.

Спочатку необхідно виділити таблицю (див. рис. 11).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 11. Виділення таблиці

 

Далі у верхньому меню відкрити: “Дані/фільтр” (як на рис. 12).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 12. Фільтр

 

Повинні з’явитися невеликі “стрілочки” Уроки з Excel 2016 для початківців. Якщо натиснути на неї, то відкриється меню фільтра: можна вибрати, наприклад, числові фільтри і налаштувати, які показувати рядки (наприклад, фільтр “більше” залишить тільки ті рядки, у яких у даному стовпці число буде більше, ніж ви поставите).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 13. Налаштування фільтру

 

До речі, зверніть увагу, що фільтр можна задавати по кожному стовпцю! Стовпець, де є текстові дані (у нашому випадку імена людей) – будуть фільтруватися дещо іншими фільтрами: а саме, тут не більше і менше (як у числових фільтрах), а “починається” або “містить”. Наприклад, я у своєму прикладі ввів фільтр імен, які починаються з букви “А”.

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 14. Текст імені містить (або починається …)

 

Зверніть увагу на один момент: стовпці, в яких діє фільтр позначені спеціальним чином (див. зелені стрілки на рис. 15).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 15. Фільтр виконаний

 

В цілому, фільтр – це дуже потужний і корисний інструмент. До речі, для того, щоб його вимкнути, просто у верхньому меню Excel – “відіжміть” однойменну кнопку.

 

4) Як створити таблицю в Excel

Від такого питання я іноді гублюся. Справа в тому, що Excel – це і є одна велика таблиця. Правда, у неї немає кордонів, немає розмітки листа тощо (як це є у Word – а це багатьох вводить в оману).

Найчастіше, під цим питанням передбачають створення меж таблиці форматування таблиці). Робиться це досить легко: спочатку виділяєте всю таблицю, потім перейдіть в розділ: “Головна/Форматувати як таблицю”. У спливаючому вікні ви беріть потрібно оформлення: тип рамки, її колір тощо (див. рис. 16).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 16. Форматувати як таблицю

 

Результат форматування представлений на рис. 17. У такому вигляді цю таблицю можна перенести, наприклад, документ Word, зробити з неї наочний скріншот, або просто представити на екрані для аудиторії. В такому вигляді вона набагато простіше “читається”.

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 17. Форматована таблиця

 

5) Як побудувати графік/діаграму в Excel

Для побудови діаграми вам знадобляться вже готова таблиця (або, принаймні, 2 стовпці з даними). Першим ділом, потрібно додати діаграму, для цього натисніть: “Вставка/лінійна/об’ємна кругова діаграма” (для прикладу). Вибір діаграми залежить від вимог, яким ви прямуєте) або ваших уподобань.

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 18. Вставити кругову діаграму

 

Далі можна вибрати стиль і оформлення. Рекомендую не використовувати в діаграмах слабкі та тьмяні кольори (світло-рожеві, жовті і т. д.). Справа в тому, що зазвичай діаграму роблять, щоб її показати – а ці кольори погано сприймаються як на екрані, так і при розпакуванні (особливо, якщо принтер не найкращий).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 19. Кольорове оформлення

 

Власне, залишилося лише вказати дані для діаграми. Для цього клацніть по ній лівою кнопкою мишки: зверху, в меню Excel – має з’явитися розділ “Робота з діаграмами”. В цьому розділі відкрийте вкладку “Вибрати дані” (див. рис. 20).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 20. Вибрати дані для діаграми

 

Далі просто виділіть лівою кнопкою мишки стовпець з даними, які вам потрібні (тільки виділіть, нічого більше натискати не треба).

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 21. Вибір джерело даних – 1

 

Потім затисніть клавішу CTRL і виберіть стовпець з іменами (наприклад) – див. рис. 22. Далі натисніть “OK”.

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 22. Вибір джерела даних – 2

 

Ви повинні побачити побудовану діаграму (див. рис. 23). У такому вигляді дуже зручно підводити підсумки роботи і наочно продемонструвати якусь закономірність.

Уроки з Excel 2016 для початківців

Рис. 23. Отримана діаграма

 

Власне, на цьому і цією діаграмою підведу підсумки і я. У статті я зібрав (як мені здається), всі самі основні питання, які виникають у початківців користувачів. Розібравшись з цими базовими можливостями – ви самі не помітите, як нові “фішки” почнете вивчати все швидше і швидше.

Навчившись використовувати 1-2 формули, багато інші формули будуть створюватися” аналогічним чином!

Крім цього, рекомендую початківцям ще одну статтю: http://pcpro100.info/kak-napisat-formulu-v-excel-obuchenie-samyie-nuzhnyie-formulyi/

Good Luck Уроки з Excel 2016 для початківців

 

Соц закладки
Соц закладки