Службова записка   призначення і приклад написання

Зміст

  • 1 Як правильно написати службову записку?
  • 2 Зразок написання службової записки
  • 3 Службова записка – порожня формальність?

По своїй суті службова записка ? інструмент ділової кореспонденції всередині організації, між співробітниками, не перебувають у підпорядкуванні один у одного. У тому випадку, якщо працівник пише записку вищестоящому особі, вона буде називатися не службового, а доповідної.

Мета записки – пояснити та узгодити аспекти ділових питань стосовно роботи співробітника або відділу, і пов’язаних з роботою іншого співробітника або відділу. Записка пишеться в тих випадках, коли усного спілкування недостатньо і прохання необхідно задокументувати.

Слід зауважити, що службова записка є тільки допоміжним документом, не регламентованим ОКУД. Тому вся інформація в службових записках не містить наказів і розпоряджень.

Як правильно написати службову записку?

Службова записка   призначення і приклад написанняФорма написання вільна. Тим не менш, як і в будь-якому документі, необхідно дотримуватися загальні правила складання документів, а саме вказати:

  • кому призначається (Ф. В. О. у давальному відмінку і посаду);
  • найменування документа, дата, номер записки;
  • коротку тему записки чи заголовок;
  • в «тілі» записки описується ситуація, що склалася, і конкретизується прохання, або викладаються дії укладача у зв’язку з ситуацією;
  • посада укладача, його підпис і Ф. В. О., іноді необхідні також підписи зацікавлених осіб.

Бажано уникати у записці зайвих слів, складних мовних зворотів. Необхідно по суті викладати суть проблеми або ситуації, по можливості зробити це коротко. Оскільки в записці вказується її порядковий номер, логічно, що такі записки реєструються в спеціальному журналі. Оформлення «шапки» може бути центральним або кутовим (прив’язаним до краю документа).

Щоб уникнути різних варіантів на кожному підприємстві розробляють свій бланк службової записки. При цьому можна керуватися правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації».

Працівникам легше буде складати документи, якщо в наявності є затверджена наказом керівника інструкція з оформлення та із загальними вказівками щодо написання різного роду записок (доповідної, службової, пояснювальною).

Ідеальний варіант – поруч з такою інструкцією розмістити зразки написання та/або надати співробітникам готові бланки.

Для підприємств, документообіг яких значною мірою комп’ютеризований, журнал реєстрацій, бланки записок і готові документи можуть зберігатися в окремій папці, доступною по локальній мережі всім зацікавленим користувачам.

Службова записка   призначення і приклад написанняМожливо, вам так само буде цікаво дізнатися більш детально про складання анкети при прийомі на роботу. Про це можна прочитати тут.

А так само корисна інформація про довіреності на право підпису, з прикладами їх написання.

Зразок написання службової записки

Відділ автоматизації
Начальник відділу продажів

ТОВ «АДА» І. Н. Слов’янському

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

04.04.15 № 3-4/8

Про інформування користувачів ПК

У вівторок, 7 квітня 2015 р. буде проводитися установка нового програмного забезпечення. Просимо вас повідомити менеджерів про необхідність перенести всю робочу інформацію на змінні носії щоб уникнути її втрати в процесі переустановки.

Начальник відділу автоматизації (підпис)
А. П. Вениаминов

Приклад написання службової записки — завантажити.

Службова записка – порожня формальність?

Безумовно, для маленького підприємства службова записка може бути зайвою формальністю, віднімає час і сили. Але у великій організації, де безліч працівників, є відділи, службова записка може виявитися до речі. В такому випадку службова записка буде виконувати роль письмового нагадування про необхідні взаємодіях між відділами.

У великих структурах недбалість при складанні службової записки або нехтування її складанням може обернутися зайвою витратою часу на з’ясування будь-яких обставин, пошуку винних у виникненні проблем, неузгодженістю в роботі відділів.

Службова записка   призначення і приклад написанняЩоб наочно уявити необхідність правильного ставлення до службової документації, уявімо собі таку ситуацію. У зв’язку з яким-небудь святом господарський відділ призначає додатковий робочий день своїм працівникам для своєчасного прибирання території.

Якщо не повідомити про це працівників відділу охорони, може виникнути непорозуміння. Працівників просто не пропустять на прохідній, оскільки відділ охорони нічого не знає про заходи у зв’язку з святом.

Питання про службових записках

  • Як скласти службову записку, щоб переконати директора фінансувати купівлю комп’ютера (підписку на бухгалтерський журнал) і т. д.?
  • Звернення до директора не є комунікацією по горизонталі, і тому така записка не буде вважатися службовим. Звернення до начальника – доповідна записка.

  • Який формат аркуша використовується для службових записок?
  • Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 документи оформлюються на аркушах формату А4.

  • Правильно на службовій записці ставити гриф «затверджую»?
  • Немає. Службова записка – це спосіб комунікації між підрозділами. Відповідь на питання або пропозицію службової записки оформляється як відповідна службова записка. При цьому в шапці відповіді вказується номер тієї записки, на яку складено відповідь.

    Соц закладки
    Соц закладки