В сучасних умовах системи електронного документообігу (СЕД) все більше набувають статус обов’язкового елемента IT інфраструктури. Завдяки таким системам промислові підприємства і комерційні компанії підвищують ефективність своєї діяльності. Тоді як в державних установах впровадження технологій СЕД дозволяє вирішувати завдання, пов’язані з внутрішнім управлінням, взаємодією з населенням, а також міжвідомчим взаємодією.
Система електронного документообігу
Незважаючи на те, що СЕД (СЭДО) є загальноприйнятою абревіатурою, також ще використовуються САД (або система автоматизації діловодства) або САДО (або система автоматизації документообігу).
Якщо звернутися до Вікіпедії, можна сказати, що СЕД являє собою організаційно-технічну систему, яка дозволяє забезпечити процес створення, подальшого розповсюдження, а також управління доступом до електронних документів у комп’ютерних мережах. До того ж СЕД виступає в якості «контролюючого органу» над потоками документів, що звертаються в організації.
Спочатку такого роду системи виступали лише в якості інструменту автоматизації завдань в класичному діловодстві. Тим не менш, з часом вони стали виконувати більший перелік завдань. На сьогоднішній день розробка системи електронного документообігу передбачає вирішення не тільки таких завдань, як робота з кореспонденцією та документами організаційно-розпорядчого характеру, але також і робота з різноманітними документами, які стосуються внутрішнього функціонування компанії (кадрові документи, довідкова, проектна та нормативна документація, договори тощо).
Крім цього СЕД може допомогти у вирішенні прикладних задач, де в якості головної складової виступає робота з документацією, представленої в електронній формі. Наприклад, це може бути контроль над взаємодією з клієнтами, приведення роботи сервісної служби в автоматичний режим, обробка звернень населення, здійснення процесу організації проектного документообігу і т. д.
Іншими словами, на сьогоднішній день систему електронного документообігу можна віднести до будь-яких інформаційних систем, які дозволяють забезпечити роботу з документами в електронній формі.
В якості споживачів технологій систем електронного документообігу виступають різні за специфікою та масштабами діяльності підприємства. Тим не менш, ключовим споживачем все також є державний сектор (близько 30%). Що важливо, на інтерес, який проявляє держава до СЕД, і базується стійкість такого роду ринку. І навіть умови кризи не завадили його розвитку.
Розробники СЕД
При виборі рішення, яке відноситься до систем електронного документообігу, у замовника є можливість розглянути різноманітні варіанти. Це може бути коробкове рішення, замовлена розробка або ж рішення, що базується на певній платформі. Як правило, російські розробники своїм клієнтам пропонують вже готові рішення, тоді як західні є постачальниками платформ, на основі яких можна реалізувати проектні рішення, а також розробки на замовлення.
Компанія Cognitive Technologies, пропонує систему Е1 Євфрат
Якщо говорити про статистику, то 95% від загальної структури ринку щодо впровадження проектів систем електронного документообігу припадає саме на частку розробників Росії. В якості одного з пояснення такого стану справ виступає те, що специфіка роботи з тими чи іншими документами, що базується на вітчизняних традиціях (підвалини) управління, у Росії сильна.
Рішення, які пропонує компанія «Електронні Офісні Системи» (ЕОС)
Потрібно виділити, що деякі постачальники стали надавати замовникам СЕД в режимі Software as a Service (SaaS). Тим не менш, такий підхід все ще проявляється у формі знайомства з тими можливостями, які пропонує система, а не виступає в якості реального підходу до автоматизації документообігу. Пов’язано це з тим, що для початку необхідно виявити надійність та якість каналів зв’язку, а також встановити між сторонами більш довірчі відносини.
Повернутися до змісту
Enterprise content management
Системи класу Enterprise content management (ECM) – це тренд, який в даний час знаходиться на стадії формування. Вони являють собою спосіб управління інформаційними ресурсами організації або спосіб управління корпоративною інформацією.
Компанія «КОРУС Консалтинг», що пропонує рішення на платформі EMC Documentum
Документообіг в концепції ECM розглядається в якості однієї з задач забезпечення роботи, пов’язаної з корпоративною інформацією. В основному прихильниками такого підходу є західні розробники. Але, незважаючи на те, що попит на такого роду технології в Росії тільки формується, багато вітчизняних СЕД включають в себе деякі компоненти ECM, серед яких управління документами і їх образами, зберігання документів тривалий період часу, Workflow або управління роботи, поділеної на потоки, а також робота з документами колективного характеру. Технології СЕД відрізняються від ECM, так як в останній більш глибоко опрацьовані питання управління веб – і мультимедіа-контентом.
Компанія DIRECTUM, пропонує систему DIRECTUM класу ECM
Повернутися до змісту
СЕД в Росії
Серед найбільш поширених систем електронного документообігу в Росії можна виділити:
- Directum
- Globus Professional
- DocsVision
- 1С:Документооборот
- СПРАВА
- PayDox
- ЄВФРАТ
- Бос-референт
- МОТИВ
Повернутися до змісту
Держава і СЕД
За період 2009-2010 років в Росії з боку держави розпочалася реалізація низки глобальних ініціатив, які пов’язані з організацією електронного взаємодії, що проявляється в офіційному вигляді, між державою, бізнесом і населенням. Спрямовані ці ініціативи на збільшення відсотка проникнення ІТ у різні аспекти, звичайно, не тільки державної, але також і суспільного життя. Сюди можна віднести затвердження переліку послуг, що надаються державою населенню за допомогою інтернету, а також затвердження положень про функціонування системи міжвідомчого документообігу. Саме це і стало першим важливим кроком на шляху реалізації концептуальної системи «електронного уряду».
Важливо, що питання, що стосується правової бази електронного документа залишається відкритим. На сьогоднішній день діяльність його учасників регламентується ГОСТ, положеннями, а також законами про застосування ЕЦП (електронного цифрового підпису) і про ІТ, а також інструкціями з архівної справи і діловодства.
У результаті виходить, що на рівні державного регулювання визначено порядок і правила роботи з документами, а також існують вимоги, спрямовані на забезпечення безпеки такого роду систем, але в законодавстві так і не зафіксований правовий статус самого електронного документа.
